Peranan IT di Perusahaan

BAB I
PENDAHULUAN

Teknologi informasi merupakan isu sentral dalam beberapa tahun terakhir baik dalam bisnis maupun dalam manajemen sistem informasi. Infrastruktur teknologi informasi telah menjadi alat yang dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai keunggulan bersaing sehingga menjadikan penggunaan infrastruktur teknologi informasi sebagai kebutuhan strategi yang merupakan kunci yang memungkinkan implementasi dari sistem inovasi, mengurangi biaya, meningkatkan bargaining power, mendefinisikan kembali dan meningkatkan pelayanan dan memungkinkan perusahaan untuk menawarkan produk-produk baru. Selain itu, infrastruktur teknologi informasi dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat mengalami perubahan-perubahan gradual untuk mendapatkan keuntungan dengan adanya teknologi baru dan efisiensi. Infrastruktur teknologi informasi juga dibutuhkan untuk mengadakan perubahan-perubahan proses bisnis guna memenuhi kebutuhan strategi saat ini dan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.
Infrastruktur teknologi informasi dapat didefinisikan sebagai pondasi dasar dari kapabilitas teknologi informasi. Kapabilitas teknologi informasi ini meliputi internal technical (equipment, software dan cabling) maupun human expertise yang dibutuhkan untuk memberikan pelayanan yang dapat dipercaya. Infrastruktur teknologi informasi yang sama di satu perusahaan mungkin dapat membuat inovasi dalam proses bisnis menguntungkan, sedangkan di perusahaan lain infrastruktur teknologi informasi tersebut kurang menguntungkan. Hal ini disebabkan oleh keefektifan dari a human information technology infrastructure yang mempengaruhi cara teknologi informasi dalam mengubah output yang dihasilkan. Keefektifan ini dapat diukur dari besar kualitas dari pemahaman, keterampilan dan pengalaman dari the human technology information infrastructure dalam mengembangkan dan mengimplementasikan teknologi informasi. Hal ini digambarkan sebagai fleksibilitas teknologi informasi. Fleksibilitas memberikan organisasi kemampuan untuk mengontrol lingkungan di luar organisasi secara efektif yang merupakan sumber potensial untuk mencapai posisi persaingan yang baik.




BAB II
PEMBAHASAN

2.1 Pengertian IT
Teknologi informasi merupakan isu sentral dalam beberapa tahun terakhir baik dalam bisnis maupun dalam manajemen sistem informasi. Teknologi informasi merupakan isu sentral dalam beberapa tahun terakhir baik dalam bisnis maupun dalam manajemen sistem informasi. Infrastruktur teknologi informasi telah menjadi alat yang dapat mempengaruhi kemampuan perusahaan untuk mencapai keunggulan bersaing sehingga menjadikan penggunaan infrastruktur teknologi informasi sebagai kebutuhan strategi yang merupakan kunci yang memungkinkan implementasi dari sistem inovasi, mengurangi biaya, meningkatkan bargaining power, mendefinisikan kembali dan meningkatkan pelayanan dan memungkinkan perusahaan untuk menawarkan produk-produk baru. Selain itu, infrastruktur teknologi informasi dibutuhkan oleh perusahaan agar dapat mengalami perubahan-perubahan gradual untuk mendapatkan keuntungan dengan adanya teknologi baru dan efisiensi. Infrastruktur teknologi informasi juga dibutuhkan untuk mengadakan perubahan-perubahan proses bisnis guna memenuhi kebutuhan strategi saat ini dan untuk memenuhi kebutuhan konsumen.

2.2 Infrastruktur TI
Broadbent dan Weill (1996) mengemukakan bahwa infrastruktur teknologi informasi memberikan pondasi dasar bagi kapabilitas teknologi informasi yang digunakan untuk membangun aplikasi bisnis dan biasanya dikelola oleh kelompok sistem informasi, seperti terlihat dalam gambar berikut ini:









Gambar 1. Komponen Infrastruktur Teknologi Informasi


Sumber: Broad dan Weill (1996)

Tingkat paling dasar dari komponen teknologi informasi, seperti komputer dan teknologi komunikasi, yang saat ini merupakan komoditi utama dan dapat dengan mudah diperoleh di market place. Pada lapisan kedua terdiri dari serangkaian pelayanan yang tersedia seperti: management of large scale data processing, provision of electronic data interchange (EDI) capability, atau management of firm-wide database. Komponen tingkat dasar diubah ke dalam penggunaan pelayanan infrastruktur teknologi informasi oleh human information technology infrastructure yang merupakan kombinasi dari knowledge, skill dan experience. Dengan demikian, human information technology infrastructure mengubah komponen infrastruktur teknologi informasi menjadi serangkaian pelayanan infrastruktur teknologi informasi yang dapat dipercaya. Investasi teknologi informasi yang digunakan, dan terletak di atas, merupakan aplikasi infrastruktur, seperti order entry pembukaan rekening bank, analisis penjualan dan sistem pembayaran, yang merupakan bentuk proses bisnis sesungguhnya.




Duncan et al (1995) mengemukakan ada 4 (empat) dimensi infrastruktur teknologi aspek manusia yaitu:
(1) pengetahuan dan keahlian manajemen tentang teknologi informasi,
(2) pengetahuan dan keahlian fungsional tentang bisnis,
(3) keahlian interpersonal dan manajemen,
(4)Pengetahuan dan keahlian teknikal.
Pengetahuan dan keahlian manajemen tentang teknologi berhubungan dengan dimana dan bagaimana menyebarkan teknologi informasi secara efektif dan menguntungkan untuk mencapai tujuan-tujuan strategi bisnis. Pengetahuan dan keahlian fungsional tentang bisnis meliputi tingkat pengetahuan dan variasi fungsi di dalam bisnis dan kemampuan untuk mengetahui semua lingkungan bisnis. Keahlian interpersonal dan manajemen meliputi kemampuan untuk berkomunikasi secara efektif dengan personal dalam area fungsional dan untuk bekerja di dalam suatu lingkungan kolaborasi, serta kemampuan untuk memimpin tim proyek. Pengetahuan dan keahlian teknikal mengukur dalam dan luasnya keistimewaan teknologi informasi teknik (sistem operasi, bahasa pemrogaman, sistem manajemen database, network, telekomunikasi, dan lain-lain) di dalam organisasi.
Departemen IT sering kali dipandang sebelah mata karena merupakan departemen yang hanya bisa menghabiskan uang tanpa bisa menghasilkan uang, hal inilah yang kadang menjadi problematika tersendiri bagi departemen IT di perusahaan. Terkadang banyak perusahaan memndang sebelah mata akan peran IT dalam menunjang proses di Perusahaan tersebut, memang belum banyak alat ukur yang dapat digunakan untuk mengukur seberapa besar IT berperan atau ikut andil dalam memajukan perusahaan ?
Bagaimana kita dapat mengetahui peranannya dalam meajukan perusahaan ?






Gambar diatas merupakan proses alur investasi di dunia IT yang nantinya akan menghasilkan performa organisasi yang semakin meningkat sebagai dampak dari penerapan teknogi informasi.
Untuk dapat mengetahui andil departemen IT di perusahaan adalah dengan mengetahui keuntungan-keuntungan penerapan teknologi IT di perusahaan tersebut, misalnya :
- Yang tadinya manual menjadi otomatis, dan hal ini mengurangi biaya untuk tenaga kerjanya, biaya untuk kertas, alat tulis, dll.
- Waktu mengerjakan yang lebih cepat dengan adanya IT. Sebab dengan IT ini akan memperbendek rantai birokrasi, yang tadinya selesai dalam 1 minggu dengan IT hanya butuh waktu 1 hari. Apabila waktu tadi kita konversikan ke biaya maka akan mendapatkan penghematan sekian rupiah.
- Pengambilan keputusan yang lebih cepat, karena dengan IT maka data yang dibutuhkan dapat diperoleh dengan cepat. Hal ini tentu saja akan menjadikan perusahaan menjadi lebih kompetitif. Sebab dampaknya akan sangat besar bisa jadi karena pengambilan keputusan yang lambat sebuah perusahaan akan kehilangan banyak order.
- Dengan penerapan teknologi IT kita akan dapat menghemat baiaya promosi dan pemasaran, karena promosi lewat web site akan sangat murah dan konsumen dapat melihat profil perusahaan dari mana saja diseluruh dunia.
- Dengan IT maka sistem akan dapat terintegrasi disemua kantor atau perusahaan sehingga hal ini akan dapat meningkatkan kecepatan dalam merespon sesuatu dan pihak manajemen akan dengan cepat mengetahui kondisi perusahaannya tanpa harus berkunjung ke kantor cabang yang jauh dan memakan biaya transportasi.
Jadi sebenarnya penerapan IT ini akan sangat menghemat biaya di semua aspek, baik tenaga kerja, proses, pemasaran, maupun manajemen. Dan penerapan IT ini juga akan dapat mempercepat kemajuan perusahaan, dengan semain meningkatnya margin perusahaan. Untuk mengetahui secara pasti berapa keuntungan yang dihasilkan oleh IT maka Anda dapat menghitungnya dari penghematan-penghematan yang dihasilkan perusahaan Anda sebagai imbas dari penerapan IT dikonversikan ke Rupiah, dan kemajuan-kemajuan yang dicapai perusahaan anda dari penerapan IT ini, maka akan muncul angka yang cukup signifikan.





2.3 Sarana dalam Penerapan IT
Penerapan teknologi informasi di suatu perusahaan sangat membantu proses bisnis antara lain :
1. Desain Infrastruktur IT
Desain infrastruktur IT yang baik dan efisien dapat menekan total cost of ownership sehingga investasi awal yang diperlukan tidak terlalu besar sehingga jika infrastruktur berkembang, investasi untuk pengembangan tidak terlalu besar pula. Atau dengan kata lain, ‘investasinya tidak sia-sia’.Pembuatan desain di awal harus mempertimbangkan faktor security yang baik. Mulailah menerapkan Local Area Network dengan minimal 1 server, 1 scanner dan 1 network printer, sehingga jika terjadi pengembangan dimasa depan, tidak akan terjadi culture shock baik bagi staf IT maupun user didalam pemakaiaannya.

2. Hardware
Khusus untuk PC, salah satu keutamaan branded PC adalah after sales servicenya yang bagus. Jika kita bisa mendapatkan vendor PC rakitan yang bisa memberikan garansi sama seperti branded PC, lebih baik pilihlah PC rakitan karena harganya yang relatif lebih murah.Untuk printer, pilihlah printer inkjet atau deskjet berwarna yang mempunyai resolusi tinggi. Ini akan sangat membantu dalam membuat company profile atau cetakan-cetakan berwarna lainnya dengan biaya yang relatif murah. Masukkan printer ini kedalam LAN. Untuk server, jadikan 1 PC yang ada sebagai server sehingga pemakaian sumber daya lebih efisien. Mulailah menerapkan proses information security yang baik seperti proses backup, peraturan Access Control yang baik dan Disaster Recovery Planning (DRP) termasuk didalamnya UPS. Untuk Switch, gunakan switch yang standar saja karena pemakaian untuk perusahaan kecil dan menengah belum memerlukan konfigurasi LAN yang lebih lanjut seperti VLAN. Siapkan spare untuk harddisk (internal dan external) dan memory (RAM maupun flash).

3. Software
Pilihnya software open source yang banyak sekali tersedia di internet. Biaya lisensi software merupakan salah satu biaya yang paling mempengaruhi biaya keseluruhan dari pengembangan IT. Untuk aplikasi keuangan, pergunakan saja dulu aplikasi spreadsheet yang ada atau aplikasi yang relatif murah yang banyak tersedia di pasaran (jangan bajakan).

4. Internet
Gunakanlah broadband internet access dengan paket unlimited, sehingga biaya pemakaian internet dapat dengan mudah dimonitor. Buatlah website perusahaan anda yang sederhana yang memberikan informasi mengenai perusahaan, produk-produknya serta alamat perusahaan. Untuk lebih efisien, gunakannya situs-situs blog yang banyak tersedia di internet karena sarana ini dapat memberikan efek yang baik bagi pemasaran perusahaan. Buatlah email address dengan menggunakan .com atau .co.id untuk memberikan nilai lebih kepada branding perusahaan.

5. Human Resources
Jika sudah mampu mempekerjakan seorang staf IT, itu lebih baik, jika belum, buatlah perjanjian dengan vendor agar anda mendapatkan support yang baik selama proses bisnis berlangsung.




















BAB III
PENUTUP

3.1 Kesimpulan
Penggunaan infrastruktur teknologi informasi merupakan respon strategik yang dilakukan perusahaan dalam rangka menghadapi persaingan atau ketidakpastian lingkungan bisnis. Semakin tinggi ketidakpastian lingkungan bisnis akan mengakibatkan semakin banyaknya informasi yang dibutuhkan oleh para pengambil keputusan guna mengevaluasi berbagai kemungkinan strategi yang dapat diterapkan sehingga keputusan yang diambil merupakan keputusan yang terbaik. Koherensi antara strategi teknologi informasi dengan strategi bisnis sangat diperlukan oleh perusahaan, mengingat dengan koherensi strategi memungkinkan perusahaan memperkuat posisi pasar terhadap para pesaing, pemasok dan pelanggan yang pada gilirannya memungkinkan perusahaan memperoleh keunggulan bersaing melalui inovasi. Semakin tinggi tingkat pemahaman tentang teknologi informasi akan semakin tinggi tingkat kapabilitas inovasi. Oleh sebab itu, apabila infrastruktur dianggap sebagai langkah penting bagi perusahaan dalam memasuki era persaingan bebas, maka peningkatan keterampilan dan pemahaman tentang teknologi informasi terutama bagi pimpinan puncak dan para manajer dari suatu perusahaan menjadi prasyarat inti dalam mencapai efisiensi, efektivitas dan kapabilitas inovasi dalam kegiatan usaha. Agar perusahaan mampu bersaing dalam lingkungan global, diperlukan strategi yang tepat sehingga tujuan perusahaan dapat tercapai.Teknologi informasi memungkinkan suatu perusahaan yang mengadopsinya untuk memiliki keunggulan bersaing.

3.2 Saran
Faktor yang paling dominan dari tingkat penggunaan infrastruktur teknologi informasi yang mempengaruhi peningkatan kapabilitas inovasi adalah tingkat kesadaran terhadap investasi dalam teknologi informasi. Hal ini dapat dijadikan bahan pertimbangan bagi pimpinan perusahaan dan para karyawan apabila perusahaan ingin mencapai keunggulan kompetitif melalui inovasi produk dan inovasi proses sebaiknya lebih mengingkatkan investasi dalam teknologi informasi. Selain itu, strategi teknologi informasi dapat menjadi bahan pertimbangan bagi pimpinan perusahaan dan para karyawan dalam menentukan strategi yang akan diterapkan.


DAFTAR PUSTAKA


Duncan, N.B. 1995. Capturing Flexibility of Informations Technology Infrastructure: A Study of Resources Characteristic and Their Measure. Journal of Information System. Vol 12. No 2. pp. 37-57.
Martin, E. Wainright. 2005. Managing Information Technology. Fifth Edition. Pearson Prentice Hall
Weill, P., Broadbent, M., & Butler, C. 1996. Exploring How Firm View IT Infrastructure. Work Paper at the Sixteenth International Converence on Information System, Amsterdam.