SISTEM
INFORMASI PENGELOLAAN DATA INVENTARIS DI BADAN
PERENCANAAN PEMBANGUNAN DAERAH
ABSTRAK
Badan Perencanaan Pembangunan Daerah adalah Badan
Perencanaan Pembangunan Daerah Propinsi XXX, yang merupakan perangkat daerah,
yang diserahkan wewenang, tugas dan tanggung jawab menunjang penyelenggaraan
otonomi daerah, desentralisasi, dekonsentrasi dan tugas pembantuan dibidang
perencanaan pembangunan daerah di daerah. Pengelolaan
data, khususnya data inventaris, BAPPEDA Provinsi XXX masih menggunakan sistem
pencatatan secara manual menggunakan microsoft
excel. Sehingga timbul masalah dalam hal ketelitian dan ke akuratan data.
Untuk mengatasi masalah diatas, maka dibuatlah suatu sistem
terkomputerisasi dengan sebuah database
sebagai penyimpanan data. Sistem ini akan menggantikan sistem manual yang
selama ini digunakan oleh BAPPEDA Provinsi XXX Sistem akan mengelola data inventaris
yaitu: Data Pengadaan Barang, Data Buku Barang, Data Mutasi Barang. Sistem dibuat berdasarkan acuan dari sistem lama
dengan memberikan fasilitas kemudahan dari sistem yang selama ini digunakan.
Tahapan penting yang dilakukan oleh sistem ini adalah proses Tambah, Ubah,
Hapus, Pencarian, dan Laporan.
Kata kunci : BAPPEDA Provinsi XXX, inventaris,
dan sistem.
1.1 Latar Belakang
Perkembangan
ilmu dan teknologi dewasa ini telah menghadirkan komputer ditengah-tengah
masyarakat, hampir seluruh masyarakat terlibat secara langsung dalam penggunaan
komputer. Seiring dengan perkembangan teknologi pada masa sekarang, sudah sangat
cepat dan maju, salah satunya adalah teknologi komputer. Perkembangan
komputer membawa manusia ke dalam era informasi yang tanpa batas. Informasi
diperlukan manusia untuk menyelesaikan berbagai masalah hidupnya, termasuk
kehidupan dalam organisasi dan dunia kerja. Komputer adalah sistem elektronik
yang memanipulasi data yang cepat dan tepat, serta dirancang dan diorganisasi
secara otomatis menerima dan menyimpan data input,
memprosesnya dan menghasilkan output
dibawah pengawasan suatu langkah-langkah instruksi program yang tersimpan di memory.
Ditengah
upaya keras Badan Perencanaan Pembangunan Daerah Provinsi Riau dalam memberikan
pelayanan yang terbaik untuk mengatasi permasalahan pengelolaan inventaris secara manual, Pemakaian komputer di bidang perlengkapan
khususnya pada sistem penghitungan inventaris pada sebuah instansi pemerintahan
yang memiliki pegawai terbatas, memberikan manfaat yang sangat besar, baik
dalam ketelitian maupun volume pekerjaan yang ditangani guna memberi
kesejahteraan bagi pegawai-pegawainya. Sehingga dalam penyajian laporan dan
informasi yang dibutuhkan dapat diperoleh secara cepat, tepat dan lengkap tanpa
harus melalui proses pencatatan dan pencarian yang berulang-ulang.
1.2 Rumusan Masalah
Berdasarkan latar belakang masalah
diatas, yang menjadi pokok permasalahan dalam hal ini adalah bagaimana
merancang sebuah sistem yang dapat mengelompokkan data inventaris agar data
yang didapat tersusun secara sistematis.
1.3 Batasan Masalah
Dalam
pembuatan sistem pengelolaan data inventaris ini, saya membatasi permasalahan
yaitu dengan mengganti sistem lama dengan sistem baru yang dilakukan secara
terkomputerisasi. Akan tetapi langkah-langkah dalam pengelolaan data-data
inventaris barang kantor ini masih seperti sistem yang lama. Data yang akan
dikelola meliputi data untuk pengadaan barang, buku barang, dan mutasi barang.
1.4 Tujuan Kerja Praktek
Tujuan pelaksanaan kerja praktek ini
adalah :
1
Mempelajari
sejauh mana teknologi informasi dapat dimanfaatkan di BAPPEDA.
2
Menganalisa cara kerja yang dilaksanakan
di BAPPEDA, khususnya cara kerja mengenai pengelolaan data inventaris.
3
Membuat
sistem pengelolaan data inventaris pada BAPPEDA Provinsi Riau.
4
Memberikan masukan bagi BAPPEDA
khususnya didalam menerapkan sistem inventaris.
1.5 Manfaat Kerja Praktek
Manfaat yang diperoleh dari dilaksanakannya kerja praktek
ini, sebagai berikut:
- Menerapkan ilmu yang didapat di kuliah pada dunia
kerja yang sesungguhnya.
- Mendapatkan pengalaman yang berharga untuk dapat mengenal dunia kerja yang sesungguhnya.
1.6 Metodologi Penelitian
Dalam mengembangkan laporan kerja praktek ini,
metodologi penelitian yang dilakukan adalah sebagai berikut :
1.
Studi Pustaka
Mempelajari buku-buku dan literatur yang
berhubungan dengan kerja praktek ini.
2.
Wawancara
Melakukan wawancara secara langsung kepada kepala sub
bagian perlengkapan untuk mengetahui tentang sistem yang digunakan selama ini
serta sistem yang digunakan selama ini. Permasalahan yang dihadapi serta sistem
yang diinginkan oleh pengguna. Pada
tahap ini juga akan ditentukan kebutuhan pengguna dan kebutukan system itu
sendiri.
3.
Analisis dan
Perancangan
Pada tahap ini peneliti melakukan analisa kebutuhan system serta
melakukan perancangan terhadap system aplikasi yang akan dibuat. Alat Bantu
yang digunakan dalam melakukan analisa dan perancangan adalah Model Siatem, ER-Diagram, Flowchart, Context Diagram,
Data flow Diagram dan Struktur
Aplikasi.
4.
Implementasi
dan Pengujian
Tahap
pengimplementasian rancangan sistem ke situasi nyata. Pada tahap ini dimulai
proses pemilihan perangkat keras, penyusunan perangkat lunak aplikasi (coding), dan pengujian (testing) apakah sistem sudah sesuai
dengan kebutuhan.
1.7 Waktu dan Tempat Pelaksanaan
Kegiatan kerja praktek ini dilaksanakan pada :
Waktu : 1 November 2007 s/d 31 Desember 2007
Tempat : BAPPEDA ( Badan Perencanaan Pembangunan Daerah) Provinsi XXX.
1.8 Sistematika Penulisan
Sistematika penulisan laporan Kerja Praktek ini terdiri
dari pokok-pokok permasalahan yang dibahas pada masing-masing yang diuraikan
menjadi beberapa bagian :
BAB I PENDAHULUAN
Berisi tentang deskripsi umum dari kerja
praktek ini yang meliputi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah,
tujuan kerja praktek, manfaat kerja praktek, metode penelitian, waktu
pelaksanaan kerja praktek dan sistematika penulisan.
BAB II GAMBARAN
UMUM PERUSAHAAN
Bab ini membahas mengenai gambaran secara umum BAPPEDA yang memuat
keterangan-keterangan yang berkaitan dengan masalah seperti : profil, struktur
organisasi, program kerja, visi dan misi.
BAB III LANDASAN TEORI
Mengenai dasar-dasar teori yang digunakan sebagai pembanding dalam
melakukan analisis.
BAB IV ANALISA DAN PERANCANGAN
Membahas metode perancangan perangkat
lunak yang dipakai. Pada bagian ini juga memuat hasil perancangan yang
merupakan terjemahan kebutuhan perangkat lunak yang meliputi struktur data,
arsitektur perangkat lunak, rincian prosedur-prosedur, dan antar muka yang akan
dikembangkan.
BAB V IMPLEMENTASi PERANGKAT LUNAK
Bab ini berisi penjelasan tentang
batasan implementasi dan pengembangan perangkat lunak.
BAB VI PENUTUP
Berisi tentang kesimpulan dan
saran-saran dari pembuatan kerja praktek ini.
