SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI

SISTEM INFORMASI PENGOLAHAN DATA PEGAWAI

ABSTRAK

Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi XXX merupakan salah satu Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi XXX. Pada Subbag. Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dispora Provinsi XXX, telah menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Namun sistem yang digunakan relatif belum efektif karena dalam pembuatan laporan DUK (Daftar Urut Kepangkatan), seorang Staff Administrasi mengurutkan data tersebut secara manual. Hal ini tentu saja dapat dicegah dengan pembuatan aplikasi dengan database sebagai pemroses dan penyimpanan data.

Penulis merancang sebuah sistem yang baru pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX yang dibuat berdasarkan acuan dari sistem lama, dengan memberikan fasilitas kemudahan daripada sistem yang selama ini digunakan, karena sistem akan mengurutkan data pegawai sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil. Sistem ini penulis namakan sebagai Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai yang dibuat dengan bahasa pemrograman Visual Basic 6.0 dan database Microsoft Access.

Produk dari pengembangan tersebut adalah sebuah perangkat lunak yang memiliki media penyimpanan terpusat di dalam sebuah database. Perangkat lunak yang dihasilkan akan membantu Staff Administrasi dalam hal proses pengelolaan data pegawai hingga menghasilkan laporan DUK (Daftar Urut Kepangkatan).

Kata kunci : Data, Pengolahan Data, Sistem, Sistem Informasi

BAB I

PENDAHULUAN

1.1       Latar Belakang

Kehadiran komputer dirasakan sangat penting di dalam kehidupan. Komputer diciptakan tidak lain untuk membantu manusia dalam hal pemecahan masalah. Saat ini banyak perusahaan atau instansi yang telah menggunakan sistem komputerisasi sebagai salah satu alat bantu yang digunakan dalam upaya melakukan perkembangan dan perluasan perusahaan atau instansi pemerintahan.

Dinas Pemuda dan Olahraga (Dispora) Provinsi XXX merupakan salah satu Perangkat Daerah di lingkungan Pemerintah Propinsi XXX. Pada Subbag. Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dispora Provinsi XXX, telah menggunakan sistem komputerisasi dalam melaksanakan kegiatannya. Namun sistem yang digunakan belum efektif karena dalam pembuatan laporan DUK (Daftar Urut Kepangkatan), seorang Staff Administrasi mengurutkan data tersebut secara manual.

Daftar Urut Kepangkatan (DUK) Pegawai Negeri Sipil adalah suatu daftar yang memuat nama Pegawai Negeri Sipil dari suatu satuan organisasi yang disusun menurut tingkatan kepangkatan. Dasar hukum DUK adalah Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil dan Surat Edaran Kepala BAKN Nomor 03/SE/1980 Tanggal 11 Februari 1980 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil.

Informasi mengenai kepegawaian merupakan hal yang utama, karena pegawai adalah aset utama. Oleh karena itu, diperlukan suatu sistem yang dapat mengelola data-data pegawai dengan baik sehingga memudahkan dalam menyediakan informasi tentang data-data pegawai.

Dengan mempertimbangkan hal tersebut, maka pada kerja praktek ini akan berorientasi pada pembangunan aplikasi perangkat lunak untuk menangani masalah pengolahan data pegawai dan pembuatan laporan kepegawaian agar lebih terorganisir. Aplikasi perangkat lunak yang dinamakan sebagai Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX ini nantinya akan membantu kerja Staff Administrasi Subbag. Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX dalam pembuatan laporan.

1.2   Rumusan Masalah

Berdasarkan dari latar belakang di atas, maka permasalahan yang dapat dirumuskan adalah “Bagaimana merancang dan membangun Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX”.

1.3       Batasan Masalah

Permasalahan yang dibahas pada laporan kerja praktek ini hanya yang terkait pada laporan DUK sesuai dengan Peraturan Pemerintah Nomor 15 Tahun 1979 Tentang Daftar Urut Kepangkatan Pegawai Negeri Sipil seperti penanganan pengolahan data pegawai, data pangkat dan golongan, data jabatan, data pendidikan penjenjangan, data pendidikan formal, dan data mutasi kepegawaian.

1.4       Tujuan Kerja Praktek

Tujuan kerja praktek terbagi dua, yaitu sebagai berikut :

a.     Tujuan Umum

1.      Mengaplikasikan ilmu yang telah didapat dari perkuliahan dan pratikum, sehingga nantinya dapat menambah keterampilan dan pengalaman penulis dalam membuat suatu program aplikasi.

2.      Melaksanakan tugas kuliah Kerja Praktek.

3.      Mengetahui situasi dunia kerja yang sebenarnya dan prospek dari teknologi informasi pada dunia kerja.

b.     Tujuan Khusus

Membangun suatu sistem informasi pengolahan data pegawai sebagai alat bantu pendukung pekerjaan, terutama bagi Staff Administrasi Subbag. Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX.

1.5       Manfaat Kerja Praktek

            Mengetahui cara kerja proses pengolahan data pegawai hingga pembuatan laporan yang diperlukan.

1.         Dengan adanya Sistem Informasi Pengolahan Data Pegawai pada Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX diharapkan dapat mengatur dan membantu pengolahan data pegawai dan pembuatan laporan yang dibutuhkan oleh Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX dengan lebih baik.

2.         Mengaplikasi teori yang didapat di perkuliahan dengan menganalisa masalah dan menyelesaikannya.

3.         Mengetahui kebutuhan pekerjaan di tempat kerja praktek.

4.         Mendapatkan pengalaman kerja dan disiplin dalam bekerja.

1.6  1.6 Metodologi Kerja Praktek

Dalam penyusunan Laporan Kerja Praktek ini, penulis mengumpulkan data yang dipergunakan untuk membuat program dengan metode-metode sebagai berikut:

1.      Penelitian Lapangan (Observasi)

Metode penelitian yang dilakukan langsung ke lapangan yang mana dalam hal ini penulis langsung datang ke Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX, dan menganalisa secara langsung hal-hal yang dibutuhkan di dalam membuat program dan memperhitungkannya.

2.      Wawancara (Interview)

Yaitu memperoleh data dengan mengadakan tanya jawab langsung dengan Staff Adminstrasi Subbag. Umum dan Kepegawaian Sekretariat Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX.

3.      Studi Kepustakaan (Library Research)

Yaitu metode ini berjalan untuk memperoleh bahan penulisan yang bersifat teoritis dari buku-buku yang berkaitan dengan penulisan laporan Kerja Praktek ini.

4.      Analisa dan Perancangan

Pada tahap ini dilakukan analisa kebutuhan sistem serta melakukan perancangan terhadap sistem yang akan dibuat. Alat bantu yang digunakan dalam analisa dan perancangan adalah Flowchart, Context Diagram, Data Flow Diagram, ER-Diagram, Struktur Aplikasi dan Model Sistem.

5.      Implementasi dan Pengujian

Pada tahap ini dimulai proses pemilihan perangkat keras, penyusunan perangkat lunak sistem (coding), dan pengujian (testing) apakah sistem sudah sesuai dengan kebutuhan. Tahap gambaran rancangan sistem yang telah dibuat.

                   

1.7       Waktu dan Tempat Pelaksanaan

Kerja Praktek dilaksanakan pada:

Waktu      : 01 November 2010 sampai dengan 31 Desember 2010

Tempat     : Dinas Pemuda dan Olahraga Provinsi XXX.

1.8     Sistematika Penulisan

Sistematika penulisan bertujuan memudahkan dalam pemahaman permasalahan secara detail dari Laporan Kerja Praktek. Sebagai gambaran untuk bahan acuan dalam laporan kerja praktek ini, sistematika penulisan yang digunakan terbagi dalam beberapa bab yaitu:

Bab I                      Pendahuluan

Bab ini berisi tentang deskripsi umum dari kerja praktek yang meliputi latar belakang, rumusan masalah, batasan masalah, tujuan kerja praktek, manfaat kerja praktek, metodologi kerja praktek, waktu dan tempat pelaksanaan, dan sistematika penulisan.

Bab II                    Gambaran Umum Instansi

Bab ini berisi tentang profil, visi dan misi, tugas pokok, tujuan dan sasaran, dan struktur organisasi.

Bab III  Tugas Kerja Praktek

Bab ini berisi tentang tujuan dari pelaksanaan kerja praktek. Menjelaskan uraian tugas kerja praktek, analisa permasalahan, metode pengerjaan kerja praktek dan jadwal pengerjaan.

Bab IV   Landasan Teori

Bab ini berisi tentang dasar-dasar teori yang digunakan sebagai landasan dalam pembuatan aplikasi.

Bab V                    Analisa dan Perancangan Perangkat Lunak

Bab ini berisi tentang rincian aplikasi dari hasil analisis hingga menjadi bentuk perancangan perangkat lunak.

Bab VI   Implementasi dan Pengujian

Bab ini berisi tentang definisi implementasi sistem, tujuan implementasi sistem, batasan implementasi sistem, pengembangan perangkat lunak, dan pengujian aplikasi.

Bab VII                 Penutup

Bab ini berisi tentang kesimpulan dari uraian dan pembahasan pada bab-bab sebelumnya serta saran-saran dalam pengembangan sistem untuk penyempurnaan lebih lanjut.